Het actieplan zal evolueren

Het actieplan voor een agile transformatie binnen een grote organisatie zal in de loop der tijd iteratief evolueren, vergelijkbaar met een product roadmap en een product backlog in een agile werkproces. Net zoals een agile team constant werkt aan het bijstellen van prioriteiten en aanpassingen in hun productontwikkeling, vereist het actieplan voor een agile transformatie voortdurende inspectie, aanpassing en bijwerking om relevant en effectief te blijven. Dit betekent dat er regelmatige evaluaties, prioriteringen en aanpassingen moeten worden doorgevoerd door verschillende rollen in de organisatie, waaronder het C-level, het Agile Center of Excellence (CoE), Agile Coaches, en change agents.

Hoe het Actieplan Zich in de Loop der Tijd Ontwikkelt

Het actieplan zal zich in verschillende fasen en iteraties ontwikkelen, waarbij feedback en inzichten uit eerdere implementaties de richting van volgende stappen bepalen. Elke fase van de transformatie zal nieuwe behoeften en uitdagingen opleveren die moeten worden verwerkt in de roadmap en backlog van de agile transformatie. Naarmate de organisatie meer agile volwassenheid bereikt, verschuift de focus mogelijk naar andere prioriteiten, zoals schaalvergroting, cultuurverankering, of het optimaliseren van specifieke processen.De evolutie van het actieplan kan worden weergegeven als een dynamische cyclus met de volgende stappen:

1. Inspecteren van Voortgang en Resultaten
2. Bijwerken van de Roadmap en Backlog
3. Prioriteiten Stellen en Aanpassingen Doen
4. Implementeren van Nieuwe Acties
5. Continu Feedback Verzamelen en Leren

Wie, Hoe, Wat en Wanneer voor het Vernieuwen van het Actieplan

1. Inspecteren van Voortgang en Resultaten (Elke 3-6 Maanden)

Wie: Het C-level, het CoE, Agile Coaches, en change agents.

Hoe: Deze groep komt samen om de voortgang van de agile transformatie te beoordelen. Dit gebeurt op basis van KPI's, feedback van teams en managers, en evaluaties van lopende initiatieven.

Wat: De volgende vragen worden besproken:

• In hoeverre worden de doelen van de transformatie behaald?
• Welke successen zijn er en welke knelpunten worden ervaren?
• Zijn er nieuwe inzichten die een andere richting vragen?

Wanneer: Het inspecteren van de voortgang gebeurt minimaal elke drie tot zes maanden, afhankelijk van de snelheid en complexiteit van de transformatie. Dit kan plaatsvinden in de vorm van een "transformatie-retrospective" of strategische kwartaalbijeenkomsten.

2. Bijwerken van de Roadmap en Backlog (Op Basis van Voortschrijdend Inzicht)

Wie: Het CoE speelt een centrale rol bij het bijwerken van de roadmap en backlog, ondersteund door input van Agile Coaches, change agents en het C-level.

Hoe: De roadmap en backlog worden bijgewerkt op basis van voortschrijdend inzicht en prioriteiten die zijn vastgesteld tijdens de evaluatie. Dit proces lijkt op het beheren van een product backlog, waarin items kunnen worden toegevoegd, verwijderd, herprioriteerd of verfijnd.

Wat: Roadmap-aanpassingen: De roadmap kan worden aangepast om nieuwe doelen te weerspiegelen, zoals het uitbreiden naar andere afdelingen of het focussen op technische infrastructuur. Backlog-ontwikkeling: De backlog bevat specifieke acties en verbeterpunten, zoals nieuwe trainingsprogramma’s, cultuurinitiatieven, of technische verbeteringen.

Wanneer: De roadmap wordt aangepast zodra er nieuwe strategische beslissingen worden genomen. De backlog wordt op continue basis bijgewerkt, zodat de meest urgente acties als eerste worden uitgevoerd.

3. Prioriteiten Stellen en Aanpassingen Doen (Maandelijks)

Wie: Het CoE, ondersteund door het C-level en Agile Coaches.Hoe: Het CoE organiseert maandelijks een bijeenkomst om de backlog te beoordelen, prioriteiten te stellen en eventueel nieuwe acties toe te voegen. Agile Coaches en change agents brengen inzichten en feedback in vanuit hun dagelijkse interacties met teams en managers.

Wat:

• Prioriteiten stellen: Op basis van de feedback en veranderende behoeften worden acties in de backlog herprioriteerd.
• Nieuwe items toevoegen: Nieuwe trainingsbehoeften, technische vereisten of culturele verbeterinitiatieven worden toegevoegd aan de backlog.
• Oude items afvinken: Voltooide of irrelevante acties worden uit de backlog verwijderd.

Wanneer: Deze prioriteringssessie vindt maandelijks plaats om snel in te spelen op veranderende behoeften en om ervoor te zorgen dat de meest impactvolle acties bovenaan de backlog blijven staan.

4. Implementeren van Nieuwe Acties (Continu)

Wie: Agile Coaches, change agents, HR, en betrokken teams in de organisatie.

Hoe: Op basis van de backlog werken Agile Coaches en change agents nauw samen met teams om nieuwe acties te implementeren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om nieuwe trainingssessies, het verbeteren van samenwerking binnen en tussen teams, of technische infrastructuur-updates.

Wat:

• Training en Coaching: Agile Coaches organiseren workshops of individuele coaching om teams te begeleiden in nieuwe agile werkwijzen of methodieken.
• Technische en Procesverbeteringen: Change agents werken samen met teams om processen of technische hulpmiddelen te optimaliseren.
• Cultuurinitiatieven: HR en Agile Coaches ondersteunen culturele veranderingen door initiatieven zoals regelmatige retrospectives of teambuildingactiviteiten.

Wanneer: De implementatie van nieuwe acties is een continu proces. Teams voeren deze acties uit zodra ze bovenaan de backlog komen en prioritair zijn.

5. Continu Feedback Verzamelen en Leren (Wekelijks of Maandelijks)

Wie: Agile Coaches en change agents zijn verantwoordelijk voor het verzamelen van feedback van hun teams en afdelingen.

Hoe: Feedback wordt op wekelijkse of maandelijkse basis verzameld door middel van retrospectives, informele gesprekken en vragenlijsten. Change agents spelen een actieve rol in het signaleren van uitdagingen en succesfactoren in hun teams, terwijl Agile Coaches inzichten delen met het CoE.

Wat:

• Inzichten verzamelen: Specifieke successen, obstakels, en verbeterpunten worden geregistreerd.
• Feedback verwerken: Het CoE en het C-level gebruiken deze feedback om strategische beslissingen te maken en om de roadmap en backlog verder aan te passen.

Wanneer: Continu feedback verzamelen is een wekelijks of maandelijks proces dat plaatsvindt binnen de teams en wordt gedeeld in de prioriterings- en evaluatiesessies.

Hoe Het Actieplan Zich Iteratief Ontwikkelt (Net als Een Product Roadmap en Backlog)

Roadmap als Richtlijn: 

De roadmap functioneert als een overkoepelend plan dat richting geeft aan de agile transformatie. Het wordt regelmatig herzien, zodat het in lijn blijft met de lange-termijnstrategie van de organisatie. Net zoals een product roadmap kan de transformatieroadmap grotere mijlpalen bevatten, zoals “schaalvergroting naar afdelingen” of “volledige cultuurintegratie”, die op middellange termijn gerealiseerd moeten worden.

Backlog als Operationeel Plan: 

De backlog fungeert als een dynamische lijst van acties en verbeterpunten die gericht zijn op het bereiken van de doelen van de roadmap. Net als bij productontwikkeling bevat de backlog iteraties en details over wat er op korte termijn moet worden aangepakt. Het CoE en Agile Coaches beheren deze backlog en passen de prioriteiten continu aan, zodat teams zich altijd op de meest relevante acties kunnen richten.Iteratieve 

Feedbackloops:

Net als bij een product backlog zorgt de iteratieve "inspect & adapt"-cyclus ervoor dat het actieplan constant evolueert op basis van nieuwe inzichten en feedback. Dit maakt het mogelijk om in te spelen op onvoorziene uitdagingen of kansen, en om de transformatie voortdurend af te stemmen op de behoeften van de organisatie en de markt.

Zelflerend Mechanisme: 

Door iteratief te werken en regelmatig feedback te verwerken, ontwikkelt het actieplan zich als een zelflerend mechanisme, waarbij de organisatie voortdurend verbeteringen kan doorvoeren en zich flexibel kan aanpassen.Met deze aanpak blijft het actieplan niet alleen relevant maar ook effectief in een dynamische en veranderlijke bedrijfsomgeving, vergelijkbaar met hoe een product roadmap en backlog zich iteratief ontwikkelen in een agile werkomgeving.